Politica de securitate a prelucrării datelor cu caracter personal

„Сontinent” S.R.L., cu sediul juridic: str. Arborilor 17/1, mun. Chișinău, Republica Moldova, operator de date cu caracter personal înregistrat în Registrul de evidenţă al operatorilor de date cu caracter personal www.registru.datepersonale.md, prin prezenta, vă informează despre prelucrarea datelor personale ale dumneavoastră și drepturile pe care le aveți în conformitate cu Legea nr. 133 din 08 iulie 2011 privind protecția datelor cu caracter personal și alte acte normative din domeniu.

Prezenta Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal (în continuare – „Nota de informare”) are scopul de a informa clienții și potențialii clienți ai SRL „Continent” (în continuare – „Operatorul”) cu privire la modul în care sunt colectate, utilizate, păstrate și protejate datele cu caracter personal în cadrul activităților desfășurate de Operator.

Operatorul respectă dreptul persoanelor fizice la protecția datelor cu caracter personal și realizează prelucrarea acestora în conformitate cu:

• Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal a Republicii Moldova;
• Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (GDPR), aplicabil în măsura relevantă;
• Legii nr. 308/2018 privind combaterea spălării banilor și finanțării terorismului,
• Codul civil al RM
• Alte prevederi ale legislației în vigoare a Republicii Moldova

 

Prin prezenta Notă de informare, Operatorul asigură transparența cu privire la:

• categoriile de date cu caracter personal prelucrate;
• scopurile pentru care sunt utilizate datele;
• temeiurile juridice ale prelucrării;
• destinatarii datelor;
• perioadele de păstrare;
• drepturile persoanelor vizate și modul de exercitare a acestora.

Operatorul datelor cu caracter personal este:
Denumirea companiei: SRL „Continent”
IDNO: 1003600027672
Sediul juridic: Republica Moldova, mun. Chișinău, str. Arborilor 17/1
Adresa punctelor de lucru:
Republica Moldova, mun. Chișinău, str. Arborilor 17/1
Republica Moldova, mun. Chișinău, str. Dacia 55/1

E-mail:
info@continent.toyota.md
info@chisinau.md.lexus 

Website:
https://www.toyota.md/
https://www.chisinau.md.lexus/

În calitate de operator de date cu caracter personal, SRL „Continent” stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal și este responsabilă pentru respectarea cerințelor legale privind protecția acestora.

În cazul desemnării unui Responsabil cu protecția datelor cu caracter personal, acesta poate fi contactat la:

Responsabil cu protecția datelor: Peluica Andrian
Date de contact: gdpr@continent.toyota.md

Prezenta Notă de informare se aplică următoarelor categorii de persoane:

3.1.  Clienți

Persoane fizice care:

• achiziționează automobile de la Operator;
• achiziționează piese, accesorii sau alte produse;
• beneficiază de servicii de întreținere, reparație sau alte servicii oferite de Operator;
• au încheiat sau urmează să încheie relații contractuale cu Operatorul.

3.2.  Potențiali clienți

Persoane fizice care:

• solicită informații despre produsele sau serviciile Operatorului;
• solicită oferte comerciale;
• solicită efectuarea unui test drive;
• contactează Operatorul pentru informații privind automobile, servicii sau produse disponibile.

3.3.  Persoane care contactează Operatorul

Persoane care comunică cu Operatorul prin intermediul:

• apelurilor telefonice;
• mesajelor electronice;
• formularelor de contact;
• website-ului;
• altor canale oficiale de comunicare.

3.4.  Vizitatori ai locațiilor Operatorului

Persoane care accesează spațiile administrate de Operator, inclusiv:

• showroom-uri;
• centre service;
• magazine de piese;
• parcări;
• alte spații unde sunt instalate sisteme de supraveghere video.

Operatorul prelucrează doar acele date cu caracter personal care sunt necesare pentru realizarea scopurilor descrise în prezenta Notă de informare.

În funcție de natura relației cu persoana vizată, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

4.1.  Date de identificare

Pot fi prelucrate:

• nume;
• prenume;
• IDNP;
• seria și numărul actului de identificare;
• semnătura.

Aceste date sunt utilizate pentru identificarea clientului și gestionarea relației contractuale.

4.2.  Date de contact

Operatorul poate prelucra:

• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• adresă de domiciliu.

Datele de contact sunt utilizate pentru comunicarea cu persoana vizată privind produsele, serviciile, solicitările sau relația contractuală.

4.3.  Date privind relația comercială și contractuală

Pot fi prelucrate informații referitoare la:

• produsele achiziționate;
• serviciile solicitate;
• contractele încheiate;
• programările efectuate;
• istoricul intervențiilor service;
• reclamațiile și solicitările formulate.

4.4.  Date privind automobilul

În cazul serviciilor auto, Operatorul poate prelucra date precum:

• marca și modelul automobilului;
• numărul de identificare al vehiculului (VIN);
• numărul de înmatriculare;
• istoricul lucrărilor efectuate;
• informații tehnice necesare prestării serviciilor.

4.5.  Date privind comunicările cu Operatorul

În procesul de comunicare cu persoanele vizate pot fi prelucrate:

• conținutul solicitărilor;
• reclamațiile;
• observațiile și sugestiile transmise;
• informațiile necesare soluționării cererilor.

În cazul apelurilor telefonice înregistrate, pot fi prelucrate:

• numărul de telefon;
• data și ora apelului;
• durata apelului;
• conținutul conversației.

Persoanele vizate sunt informate înainte de înregistrarea apelului cu privire la faptul că discuția este înregistrată și scopul acestei prelucrări.

4.6.  Date rezultate din supravegherea video

În zonele în care sunt instalate sisteme de supraveghere video, Operatorul poate prelucra:

• imaginea persoanelor;
• data și ora captării imaginilor;
• informații privind accesul în anumite zone monitorizate.

Supravegherea video este utilizată exclusiv pentru scopuri legate de securitatea persoanelor, protejarea bunurilor și investigarea incidentelor.

4.7.  Date utilizate în scopuri de marketing

În cazul în care persoana vizată și-a exprimat acordul pentru comunicări comerciale, Operatorul poate prelucra:

• nume și prenume;
• date de contact;
• informații privind interesul manifestat față de anumite produse sau servicii.

 

4.8.  Date privind utilizarea website-ului

• Adresa IP,
• identificatori online,
•  informații privind browserul și dispozitivul utilizat,
•  informații privind utilizarea website-ului,
• date generate prin intermediul fișierelor cookie și al tehnologiilor similare.

 

4.9.  Categorii speciale de date

Operatorul nu urmărește colectarea și prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal prevăzute de legislația aplicabilă, precum:

• date privind sănătatea;
• date biometrice utilizate pentru identificare unică;
• date privind originea rasială sau etnică;
• opinii politice;
• convingeri religioase sau filozofice;
• apartenență sindicală;
• viața sexuală sau orientarea sexuală.

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal numai în măsura în care există un temei juridic prevăzut de legislația aplicabilă și numai pentru scopuri determinate, explicite și legitime.

Scopul prelucrării	Categorii de date prelucrate	Temeiul juridic
Furnizarea informațiilor solicitate de persoana vizată, pregătirea ofertelor comerciale și desfășurarea demersurilor necesare înainte de încheierea unui contract	Date de identificare, date de contact, informații privind solicitarea	Art. 6 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 195/2024 - executarea unui contract și/sau luarea unor măsuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract
Încheierea și executarea contractelor de vânzare a automobilelor, pieselor, accesoriilor și prestarea serviciilor de service	Date de identificare, date de contact, date privind automobilul, date contractuale și comerciale	Art. 6 alin. (1) lit. b)
Gestionarea programărilor, comunicarea cu clientul privind serviciile solicitate, confirmarea programărilor și informarea privind stadiul executării lucrărilor	Date de identificare, date de contact, date privind automobilul	Art. 6 alin. (1) lit. b)
Emiterea documentelor fiscale, contabile și îndeplinirea obligațiilor prevăzute de legislația fiscală, contabilă și de protecție a consumatorilor	Date de identificare, date contractuale, date financiare necesare facturării	Art. 6 alin. (1) lit. c) – îndeplinirea unei obligații legale
Administrarea garanțiilor acordate pentru automobile, piese și servicii	Date de identificare, date privind automobilul, istoricul intervențiilor, documente justificative	Art. 6 alin. (1) lit. b) și, după caz, lit. c)
Gestionarea solicitărilor, petițiilor, sesizărilor și reclamațiilor formulate de persoanele vizate	Date de identificare, date de contact, documente și informații relevante pentru soluționarea solicitării	Art. 6 alin. (1) lit. b) și/sau lit. f) – interesul legitim al Operatorului de a soluționa reclamațiile și de a-și apăra drepturile
Evaluarea calității serviciilor prestate și a gradului de satisfacție al clienților prin contactarea acestora după prestarea serviciilor sau livrarea produselor	Date de identificare, date de contact, informații privind serviciul prestat, feedback-ul clientului	Art. 6 alin. (1) lit. f) – interesul legitim al Operatorului de a evalua și îmbunătăți calitatea serviciilor
Înregistrarea convorbirilor telefonice pentru controlul calității serviciilor, instruirea personalului, verificarea respectării procedurilor interne, soluționarea reclamațiilor și apărarea drepturilor Operatorului	Numărul de telefon, vocea persoanei, conținutul conversației, data și durata apelului	Art. 6 alin. (1) lit. f) – interesul legitim al Operatorului
Asigurarea securității persoanelor, bunurilor și spațiilor administrate de Operator prin utilizarea sistemelor de supraveghere video	Imaginea persoanelor, data și ora înregistrării, informații privind accesul în zonele monitorizate	Art. 6 alin. (1) lit. f) – interesul legitim al Operatorului
Transmiterea comunicărilor comerciale, ofertelor, informațiilor despre produse și servicii, campaniilor promoționale sau invitațiilor la evenimente	Date de identificare și date de contact	Art. 6 alin. (1) lit. a) – consimțământul persoanei vizate
Apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului în cadrul procedurilor judiciare, administrative sau extrajudiciare	Orice date relevante în funcție de natura litigiului sau a procedurii	Art. 6 alin. (1) lit. f) – interesul legitim al Operatorului
Asigurarea funcționării și securității website-ului, memorarea preferințelor utilizatorilor, analiza utilizării website-ului și, după caz, furnizarea funcționalităților și conținutului personalizat prin intermediul fișierelor cookie și al tehnologiilor similare	Date tehnice privind utilizarea website-ului, inclusiv adresa IP, identificatori online, informații privind browserul și dispozitivul utilizat, date privind navigarea pe website, preferințe ale utilizatorului și date generate prin intermediul fișierelor cookie	Art. 6 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 195/2024 – interes legitim pentru cookie-urile strict necesare funcționării website-ului; art. 6 alin. (1) lit. a) – consimțământul persoanei vizate pentru cookie-urile de analiză, marketing, direcționare, social media sau alte cookie-uri care necesită acordul utilizatorului

Operatorul nu utilizează datele cu caracter personal pentru adoptarea unor decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice asupra persoanelor vizate sau le afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

În cazul în care Operatorul intenționează să utilizeze datele cu caracter personal pentru un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate inițial, persoana vizată va fi informată în prealabil cu privire la noul scop și la temeiul juridic al prelucrării, în conformitate cu legislația aplicabilă.

În vederea realizării scopurilor descrise în prezenta Notă de informare, Operatorul poate transmite datele cu caracter personal următoarelor categorii de destinatari, în măsura în care acest lucru este necesar și justificat:

• angajaților și colaboratorilor Operatorului care au nevoie de acces la date pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
• persoanelor împuternicite de Operator care furnizează servicii în numele și pe seama acestuia (de exemplu, servicii IT, mentenanță software, servicii de telefonie, etc.);
• producătorului și furnizorului regional, în măsura în care acest lucru este necesar pentru gestionarea garanțiilor, campaniilor tehnice sau îndeplinirea obligațiilor contractuale;
• societăților de leasing, instituțiilor financiare sau societăților de asigurare, atunci când transmiterea datelor este necesară în vederea încheierii sau executării contractelor solicitate de persoana vizată;
• consultanților juridici, auditorilor sau altor profesioniști care acordă asistență Operatorului, în măsura necesară exercitării atribuțiilor acestora;
• autorităților și instituțiilor publice competente, instanțelor judecătorești sau altor organisme abilitate, atunci când transmiterea datelor este impusă de lege sau este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în justiție.

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal, de regulă, pe teritoriul Republicii Moldova.
În măsura în care este necesar pentru desfășurarea activității sale, Operatorul poate transfera date cu caracter personal către destinatarii prevăzuți în prezenta Notă de informare, inclusiv către furnizori de servicii sau parteneri contractuali aflați în afara Republicii Moldova.
Datele cu caracter personal pot fi transferate către entități din UE/SEE (Spațiul Economic European) din cadrul rețelei Toyota, iar în cazul transferurilor către terți sau organizații internaționale din afara UE/SEE, Operatorul asigură aplicarea garanțiilor prevăzute de legislația Republicii Moldova privind protecția datelor și respectarea standardelor internaționale aplicabile. 

Operatorul păstrează datele cu caracter personal numai pe perioada necesară realizării scopurilor pentru care acestea au fost colectate sau pe perioada impusă de legislația aplicabilă.

Perioada de păstrare este stabilită ținând cont, după caz, de:

• natura datelor prelucrate;
• scopul prelucrării;
• obligațiile legale de arhivare și păstrare;
• termenele de prescripție aplicabile;
• necesitatea apărării drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.

În funcție de categoria datelor, acestea pot fi păstrate după cum urmează:

Categoria datelor	Perioada de păstrare
Date contractuale și documente aferente	Pe durata executării contractului și ulterior pe perioada prevăzută de legislația aplicabilă privind arhivarea și evidența contabilă (5 ani)
Date privind serviciile de service și istoricul intervențiilor	Pe perioada necesară executării obligațiilor contractuale, administrării garanțiilor și apărării drepturilor Operatorului
Date privind reclamațiile și solicitările	Până la soluționarea acestora și ulterior pe perioada necesară apărării drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului
Date utilizate pentru comunicări comerciale și marketing	Până la retragerea consimțământului sau exercitarea dreptului de opoziție, după caz
Înregistrările convorbirilor telefonice	30 de zile, cu excepția situațiilor în care păstrarea acestora este necesară pentru soluționarea unei reclamații, investigarea unui incident sau apărarea unui drept în justiție
Înregistrările sistemelor de supraveghere video	30 de zile, cu excepția cazurilor în care imaginile sunt necesare pentru investigarea unui incident sau apărarea unui drept în justiție
Date colectate prin intermediul fișierelor cookie	Pentru perioada aferentă fiecărui tip de cookie utilizat, astfel cum este indicată în Politica privind cookie-urile a Operatorului.

 

La expirarea perioadelor de păstrare, datele cu caracter personal sunt șterse, distruse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care legislația aplicabilă impune păstrarea acestora pentru o perioadă mai îndelungată.

Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscurilor asociate prelucrării datelor cu caracter personal.

În funcție de natura activităților desfășurate, aceste măsuri pot include:

• limitarea accesului la datele cu caracter personal exclusiv persoanelor autorizate;
• utilizarea sistemelor informatice securizate și a mecanismelor de autentificare;
• protejarea bazelor de date împotriva accesului neautorizat;
• monitorizarea și gestionarea accesului la informații;
• măsuri de prevenire a pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării neautorizate a datelor;
• instruirea periodică a personalului cu privire la obligațiile privind protecția datelor cu caracter personal;
• evaluarea periodică a măsurilor de securitate implementate.

Operatorul depune toate eforturile rezonabile pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva oricărei prelucrări neautorizate sau ilegale, precum și împotriva pierderii accidentale, distrugerii ori deteriorării acestora.

Cu toate acestea, niciun sistem de transmitere sau stocare a informațiilor nu poate garanta o securitate absolută. În cazul producerii unui incident de securitate care este susceptibil să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, Operatorul va acționa în conformitate cu obligațiile prevăzute de legislația aplicabilă.

În conformitate cu Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor lor cu caracter personal.

Exercitarea acestor drepturi poate fi supusă condițiilor și limitărilor prevăzute de legislația aplicabilă.

10.1.  Drepul la informare

Persoana vizată are dreptul de a fi informată cu privire la modul în care Operatorul colectează și utilizează datele sale cu caracter personal, inclusiv cu privire la:

• scopurile prelucrării;
• temeiurile juridice;
• destinatarii datelor;
• perioada de păstrare;
• drepturile de care beneficiază.

Prezenta Notă de informare are rolul de a asigura respectarea acestui drept.

10.2.  Dreptul de acces

Persoana vizată poate solicita confirmarea faptului că Operatorul prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc.

În cazul în care astfel de date sunt prelucrate, persoana vizată are dreptul de a obține acces la acestea și informații privind:

• scopurile prelucrării;
• categoriile de date prelucrate;
• destinatarii sau categoriile de destinatari;
• perioada estimată de păstrare;
• existența drepturilor prevăzute de lege;
• alte informații prevăzute de legislația aplicabilă.

10.3.  Dreptul la rectificare

Persoana vizată poate solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea datelor incomplete.

Operatorul va efectua modificările necesare într-un termen rezonabil, după verificarea solicitării.

10.4.  Dreptul la ștergerea datelor

Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor sale cu caracter personal în situațiile prevăzute de legislația aplicabilă, inclusiv atunci când:

• datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate;
• persoana își retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta;
• persoana se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
• prelucrarea este ilegală;
• ștergerea este impusă de o obligație legală.

Acest drept nu este absolut și poate fi limitat în cazurile prevăzute de lege.

10.5.  Dreptul la restricționarea prelucrării

Persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării datelor sale în situațiile prevăzute de lege, inclusiv atunci când:

• contestă exactitatea datelor;
• prelucrarea este ilegală, dar nu solicită ștergerea datelor;
• Operatorul nu mai are nevoie de date, însă acestea sunt necesare persoanei pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție;
• persoana s-a opus prelucrării și se verifică dacă interesele legitime ale Operatorului prevalează.

10.6. Dreptul la portabilitatea datelor

În condițiile prevăzute de lege, persoana vizată are dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care le-a furnizat Operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a solicita transmiterea acestor date către un alt operator, atunci când acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic.

Acest drept se aplică numai în cazurile prevăzute de legislația aplicabilă.

10.7.  Dreptul la opoziție

În situațiile în care prelucrarea se bazează pe interesul legitim al Operatorului, persoana vizată are dreptul de a se opune, din motive legate de situația sa particulară, prelucrării datelor sale cu caracter personal.

În cazul în care opoziția este justificată și Operatorul nu demonstrează existența unor motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau necesitatea prelucrării pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în justiție, prelucrarea va înceta.

Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment utilizării datelor sale cu caracter personal în scopuri de marketing direct. În această situație, Operatorul va înceta prelucrarea datelor pentru astfel de scopuri.

10.8. Dreptul de retragere a consimțământului

În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul persoanei vizate, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

10.9. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automate

Persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra sa sau o afectează într-o măsură semnificativă, cu excepția cazurilor expres prevăzute de legislația aplicabilă.

Operatorul nu adoptă astfel de decizii în cadrul activităților descrise în prezenta Notă de informare.

10.10.  Dreptul de a depune o plângere

Persoana vizată are dreptul de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova, în cazul în care consideră că prelucrarea datelor sale cu caracter personal încalcă prevederile legislației privind protecția datelor cu caracter personal.

 

Plângerea poate fi adresată Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova, cu sediul în mun. Chișinău, str. Serghei Lazo nr. 48, MD-2004, tel.: +373 22 820 801, fax: +373 22 820 810, website: www.datepersonale.md, e-mail: centru@datepersonale.md.

Exercitarea dreptului de a depune o plângere nu aduce atingere dreptului persoanei vizate de a se adresa instanțelor de judecată și de a exercita orice altă cale de atac prevăzută de legislația aplicabilă.

Persoanele vizate își pot exercita drepturile prevăzute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal prin transmiterea unei solicitări către Operator.

Solicitările pot fi transmise:

• la sediul Operatorului;
• prin poștă;
• prin poștă electronică, la adresa indicată în prezenta Notă de informare;
• prin orice alt mijloc de comunicare pus la dispoziție de Operator.

Pentru a preveni divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal, Operatorul poate solicita informații suplimentare necesare pentru confirmarea identității solicitantului.

Operatorul va analiza fiecare solicitare și va răspunde în termenele și în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

În cazul în care solicitarea este vădit nefondată sau excesivă, în special din cauza caracterului repetitiv, Operatorul își rezervă dreptul de a acționa în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, inclusiv de a refuza soluționarea solicitării sau de a percepe un tarif rezonabil, în măsura permisă de lege.

Operatorul își rezervă dreptul de a modifica sau actualiza prezenta Notă de informare ori de câte ori acest lucru este necesar pentru a reflecta modificări legislative, modificări ale activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal sau alte schimbări relevante.

Versiunea actualizată a Notei de informare va fi publicată pe website-ul Operatorului și/sau va fi pusă la dispoziția persoanelor vizate prin alte mijloace corespunzătoare.